Manual de regras em produção
Como funcionam as três conciliações
Esta página descreve o que é comparado, a ordem das regras, as fórmulas, as tolerâncias e o significado de cada pendência. As conciliações OTA, Pagamentos e Contabilidade compartilham empresa e competência, mas respondem perguntas financeiras diferentes.
Visão geral
A mesma reserva pode estar conciliada em um módulo e pendente em outro.
| Módulo | Lado A | Lado B | Resultado principal | Tolerância |
|---|---|---|---|---|
| OTA | Airbnb, Booking ou Expedia | Relatório financeiro Guesty | Payout da reserva | R$ 1,00 |
| Pagamentos | Stripe e lançamentos manuais | Pagamentos da reserva Guesty e extrato | Vínculo, valor/estorno e liquidação | R$ 1,00 |
| Contabilidade | Cálculo independente 360 | PMC e Owner do Guesty | Gestão, repasse e limpeza contábil | R$ 0,10 |
Competência e empresa definem quais bases serão usadas. A regra da competência pode ser check-in, check-out ou reserva ativa no mês. Pagamentos usa o check-in da reserva quando ele é conhecido; a data da cobrança é apenas o fallback para movimentos ainda sem reserva.
1. Conciliação Guesty × OTA
Compara reserva a reserva até o payout final do canal conferir.
Fluxo e agrupamento
1 · Normalização
As colunas brutas são mapeadas para campos canônicos e naturezas financeiras. Datas e decimais são interpretados por coluna, preservando as linhas originais.
2 · Reserva
Todas as linhas do mesmo canal e código normalizado são somadas. Parcelas, ajustes e reembolsos legítimos permanecem; só uma linha de conteúdo idêntico é considerada duplicada.
3 · Comparação
O payout reportado tem prioridade. Se ele não existir, o sistema calcula um payout sem dupla contagem e compara com o Guesty dentro de R$ 1,00.
GMV = acomodação líquida + impostos + taxas
Payout = GMV − comissão do canal
O cálculo é MECE e consciente da fonte: para cada natureza, usa o subtotal quando ele existe naquela fonte; caso contrário, soma os componentes. Um subtotal e seus componentes nunca entram juntos.
Airbnb
- Payout da OTA = soma de Valor apenas das linhas Reserva e Ajuste.
- Ajuste de Resolução fica fora do payout e é comparado separadamente ao Resolution Center do Guesty.
- Um ajuste que explica sozinho a diferença gera conciliação com alerta e valor a lançar.
- Estadias de 28 noites ou mais usam parcelas reais de meses futuros, sem estimar diária média.
- A reserva permanece parcial até existir pagamento que cubra o checkout.
Booking
- Usa Cleaning Fare direto no Guesty, evitando reabrir Total Fees de forma imprecisa.
- O relatório de Pagamentos substitui o valor estimado da reserva quando traz o Payable Amount final.
- Ausência no relatório só zera cancelada/no-show se o Guesty também não mostrar repasse.
- Repetições de reserva remarcada são deduplicadas por código e estadia, sem apagar parcelas diferentes.
Expedia
- A comissão do canal não é subtraída novamente: o hóspede paga a Expedia.
- O valor final do relatório de Pagamentos prevalece sobre a estimativa da reserva.
- Cancelamentos zerados sem Guesty contam como cancelamento na OTA, não como reserva financeira faltante.
- O import automático por e-mail preserva o arquivo e a versão recebida.
Total Fees no Guesty
Total Fees pode englobar limpeza, taxas opcionais, gestão e seguros. Para isolar a limpeza, o sistema retira do subtotal os componentes mapeados como opcionais, gestão e seguros. A limpeza cobrada do hóspede nesta conciliação não é a despesa da camareira usada em Contabilidade.
Falta no Guesty
Antes de desistir, procura código em campos alternativos e notas. Também procura candidato único por hóspede + check-in + check-out. O vínculo sugerido só altera o agrupamento depois de confirmação humana.
Segunda conciliação
Testa combinações seguras de datas, hóspede, propriedade, payout, diária e valor por noite. Uma regra só é classificada como segura após amostra mínima e zero erros nos pares já conhecidos.
A IA analisa por canal e explica padrões e casos. Ela não inventa valores, não altera o Guesty e não confirma vínculo sozinha. Evidências determinísticas e decisões humanas continuam sendo a fonte da conciliação.
2. Conciliação de Pagamentos
Separa claramente vínculo, valor no Guesty e liquidação no extrato.
Perna 1 · Vínculo
Qual reserva Guesty pertence a este Stripe ou lançamento manual?
Perna 2 · Valor
O recebido e o estornado conferem entre a origem e os pagamentos do Guesty?
Perna 3 · Extrato
O dinheiro já foi confirmado no extrato bancário ou do gateway?
Ordem dos vínculos
| Prioridade | Evidência | Decisão |
|---|---|---|
| 1 | ID Guesty ou código já salvo no lançamento manual; reservationId/código na metadata Stripe | Automática e exata |
| 2 | PaymentIntent, charge ID, invoice ou EndToEnd PIX em comum | Automática quando único |
| 3 | Vínculo confirmado anteriormente pelo operador | Reaplicado em todas as versões |
| 4 | E-mail + valor + proximidade da estadia | Automática somente quando aponta para uma reserva única |
| 5 | Valor + data, ou mais de uma reserva possível | Sugestão para confirmação manual |
| 6 | Busca livre por código, hóspede, imóvel, período e valor | Confirmação manual |
Regras de valor
Identificador individual
O sistema tenta ligar cada cobrança/lançamento ao pagamento Guesty por payment ID, PaymentIntent, confirmation code ou identificador na nota.
Valor único dentro da reserva
Para meios sem identificador externo estável, um valor que aparece uma única vez na reserva pode fechar o pagamento; data desempata repetições.
Total agregado da reserva
Quando a reserva já tem vínculo exato, mas N cobranças viram M pagamentos, o total recebido e o total estornado podem fechar separadamente. Exige marcador de gateway, não aceita rateio e respeita R$ 1,00.
Reserva vizinha
Taxa de prorrogação encontrada em outra reserva do mesmo imóvel, dentro de ±45 dias, é conciliada com selo próprio e permanece auditável.
Casos especiais
Stripe também lançado manualmente
O mesmo PaymentIntent é contado uma vez. O lançamento manual duplicado permanece como evidência, mas não soma dinheiro novamente.
Uma cobrança para várias reservas
A nota SPLIT do Guesty tem prioridade. Se não existir, o rateio só é automático quando a fatia está explícita ou a divisão produz um único pagamento Guesty compatível; caso contrário fica pendente.
Cancelamento
Cancelamento zerado dos dois lados é conciliado. Se o dinheiro foi legitimamente retido e os dois lados conferem, recebe selo de valor retido. Saldo, pagamento ou estorno faltante permanece pendente.
Guesty → origem → extrato
O motor também parte do Guesty para encontrar recebimentos próprios sem lançamento. Antes de marcar falta, procura uma linha única de mesmo valor no extrato. Ela não pode servir como candidata a outra reserva nem ser reutilizada na mesma execução.
Como interpretar as pendências
Sem vínculo
Existe dinheiro na origem, mas a reserva Guesty ainda não foi identificada.
Reserva encontrada · pagamento não localizado
A reserva está certa; o lançamento externo não aparece entre os pagamentos Guesty.
Guesty recebeu · sem lançamento
O Guesty tem pagamento próprio, mas falta Stripe/lançamento manual correspondente.
Valor ou estorno divergente
Os registros existem nos dois lados, mas os valores líquidos não fecham.
Pendente de rateio
Um pagamento cobre várias reservas e a fatia desta reserva não está definida com segurança.
Aguardando extrato
Reserva e Guesty fecharam; falta apenas confirmar a liquidação do dinheiro.
Repasse de Airbnb, Booking ou Expedia não é pagamento próprio. O motor só inicia a passada Guesty → lançamentos para notas reconhecidas como Stripe, PIX, boleto, Maxipago, Montanari, cartão ou identificadores de gateway.
3. Recálculo de Contabilidade
Refaz gestão e repasse com dados do próprio Guesty e audita a limpeza em três conceitos.
Três valores de limpeza
1 · Cobrada do hóspede
Cleaning Fare/Cleaning Fee é receita da reserva e entra no faturamento. Não representa o pagamento da camareira.
2 · Prevista no Business Model
É a referência contratual. Vem do nome do BM ou de uma única regra contábil inequívoca e serve para conferir se a despesa real foi lançada no valor correto.
3 · Despesa contábil
É o pagamento efetivamente lançado para a camareira no Guesty. A soma dos lançamentos ativos é a limpeza usada no cálculo de gestão e repasse.
Se não houver despesa, o cálculo usa zero e aponta a ausência como diferença. Se houver duplicidade, a soma real é usada e a sobreposição também vira diferença. Assim o sistema não esconde um erro do módulo contábil usando o valor teórico do Business Model.
Memória de cálculo padrão
FAT = acomodação líquida + impostos + Cleaning Fare + Other Fees + Cleaning Fee + Additional Charge + Reservation Fee + Activities Fee
PLC = FAT − comissão do canal
PLCLC = PLC − soma das despesas reais de limpeza ativas
PMC 360 = PLCLC × taxa do Business Model
Owner 360 = PLCLC − PMC 360 + Management Fee
Net Accommodation ajustada
O valor fareAccommodationAdjusted só substitui a acomodação para Airbnb e reservas manuais. Usá-lo em Booking/Expedia descontaria promoção duas vezes.
Aluguel e prorrogação
Não geram a limpeza de giro. No BM PLCLC × 0,09 + limpeza 199, a origem Aluguel usa taxa de 8%, conforme a regra validada na planilha.
SOURCE owner / owner-guest
PMC = zero e Owner = PLC − limpeza. Esta origem não passa pelas simulações de causa raiz da fórmula padrão.
Modelos fixos
Repasse Fixo e BM longstay fixo ficam fora do percentual de validação, pois dependem de regra contratual tratada separadamente.
Campos comparados
Taxa de gestão
PMC 360 é comparado com PMC COMMISSION do Guesty.
Repasse do proprietário
Owner 360 é comparado oficialmente com OWNER NET REVENUE (ACCOUNTING), pois incorpora ajustes do Folio.
Owner Revenue resumido
OWNER REVENUE também aparece na memória. Quando difere do Accounting/Folio, a reserva mostra um alerta conceitual; o resumo não substitui o campo oficial.
Causa raiz
Para uma divergência, o sistema testa uma hipótese de cada vez:
- Guesty não considerou a comissão do canal;
- Guesty não considerou a limpeza;
- Guesty não considerou comissão nem limpeza;
- regra própria de SOURCE owner/owner-guest;
- BM Herculano, já classificado como correção no Guesty;
- raiz ainda não detectada.
O painel separa quantidade de reservas e valor absoluto da diferença para PMC e Owner, também por origem/canal.
Cancelamentos e despesas
Cancelamento limpo
A PMC esperada é 100% do TOTAL PAYOUT: toda a receita arrecadada na reserva cancelada pertence à administradora. Não se aplicam taxa do BM, comissão do canal, Management Fee, limpeza prevista nem Resolution Center.
Cancelamento com despesa
O Owner esperado é sempre zero. Como o proprietário não participa da receita do cancelamento, também não pode pagar a limpeza. Qualquer despesa contábil ativa vinculada ao cancelamento é responsabilidade da PMC e não reduz o repasse do proprietário. Lançamentos cancelados são apenas histórico.
Despesa ativa
Scheduled, submitted, insufficient funds e paid contam como lançamento ativo. Canceled é histórico e não reduz a base.
Sobreposição
Mais de uma regra ou mais de um lançamento ativo para a mesma limpeza é marcado como possível duplicidade, inclusive entre proprietários distintos.
Bases, atualização e versões
Uma atualização nunca apaga a trilha usada na conciliação.
Camadas de base
- CSV importado e mapeado;
- captura da API Guesty por competência;
- atualizações posteriores da mesma competência;
- snapshots de imóveis, Business Models e proprietários;
- versões materializadas das análises de Pagamentos e Contabilidade.
Regras de atualização
- Reservas e despesas Guesty são atualizadas de madrugada; Stripe e análises operacionais têm ciclos próprios ao longo do dia.
- Uma diferença pode disparar nova consulta do Guesty antes da decisão.
- Base CSV não é substituída automaticamente por API sem que a camada API seja selecionada.
- A versão mostra datas separadas para reservas, despesas e premissas de imóveis/BM.
- O BM é escolhido pela data de check-in e pela activationDate do Guesty; mudanças fecham uma versão e abrem outra.
- Quando não existe histórico suficiente, o snapshot atual é usado com um alerta explícito de fallback.
- Diferença entre datas de captura aparece como alerta de possível defasagem.
Como ler os percentuais
O denominador muda conforme a pergunta; por isso o total deve sempre ser lido com o status.
OTA
Conciliadas ÷ total de reservas do canal. Cancelamentos zerados e ajustes explicados contam como conciliados; mensal Airbnb ainda parcial fica separado.
Pagamentos
Valor conciliado ÷ reservas auditadas. “Vínculo encontrado” é um indicador diferente: uma reserva pode ter vínculo exato e continuar sem pagamento ou lançamento.
Contabilidade
O percentual de conciliação completa exclui modelos fixos e só conta reservas cujos valores e cuja despesa de limpeza fecham. A tela também mostra quantas fecham somente PMC/Owner, para separar diferença financeira de diferença da despesa contábil.